بزرگنمايي:

آریا بانو - یک پزشک / اغلب اوقات، وقتی می‌خواهیم درباره بهره‌وری صحبت کنیم؛ صرفا عادت‌ها و نکات مجرد و مجزای از یکدیگر را بیان می‌کنیم؛ در حالی‌که بیشتر به یک سیستم نیاز داریم.
افراد مثبت و موفق از چه برنامه‌ای استفاده می‌کنند؟ چه سیستمی از نظر علمی اجازه می‌دهد ما به بالاترین بهره‌وری برسیم؟
نکته کلیدی این است که بتوانیم احساسات خود را کنترل کنیم و مطمئن شویم سطح انرژی ما با اهمیت کاری که انجام می‌دهیم؛ تطابق دارد.
در این مطلب، می‌خواهیم سراغ ایده‌ها و تحقیقات تخصصی انجام شده در این زمینه برویم تا به یک برنامه منسجم‌تر برای انجام کار‌های روزانه خود برسیم.
1- مراسم صبح‌گاهی
وقتی برنامه افراد موفق را مرور می‌کنیم؛ به چه چیزی خواهیم رسید؟ تقریبا همه آن‌ها صبح زود از خواب بیدار می‌شوند و یک مراسم یا برنامه صبح‌گاهی مفصل دارند.
شما باید پیش از شروع جنگ یا مسابقه روزانه خود از خواب بیدار شوید؛ پیش از اینکه کار‌های رسمی شما شروع شود یا مشغول اهداف روزانه خود شوید.
اگر می‌خواهید به یک تعادل در کار و زندگی برسید؛ مهم است که روی مراسم صبح‌گاهی خود تمرکز داشته باشید و مقید به انجام آن شوید. تحقیقات زیادی نشان دادند سحرخیزی و انجام کار‌های مشخص در صبح زود باعث شادی شما در طول روز می‌شود. باید در همان صبح زود روی اهداف خود تمرکز کنید و بدانید دنبال چه چیزی هستید.
داشتن اهداف مشخص رابطه مستقیمی با افزایش اعتماد به نفس و احساس کنترل در ارتباط است. در کتاب 100 راز ساده افراد موفق آمده است:
«افرادی که اهداف خود را به طور شفافی مشخص می‌کنند؛ 50 درصد بیشتر احساس اطمینان از رسیدن به اهداف خود دارد و 32 درصد بیشتر احساس می‌کنند کنترل زندگی را در دست دارند.»
بخش دوم یک برنامه صبح‌گاهی باید به خلق و خوی و حالت شما بپردازد. چه چیزی باعث می‌شود کنترل بیشتری روی زندگی خود داشته باشید؟
باز هم در کتاب 100 راز ساده افراد موفق می‌خوانیم: یک تحقیق روی دانش‌آموزان با توانایی‌های مشابه نشان می‌دهد آن دسته که در تحصیلات خود اخلاق کاری قوی‌تری دارند؛ احساس کنترل بیشتری روی زندگی خود دارند، ولی افرادی که ترک تحصیل می‌کنند؛ فاقد این ویژگی هستند. افرادی که احساس کنترل بیشتری دارند؛ نمرات بالاتری کسب کرده و موفق‌تر ظاهر می‌شوند. (مندوزا 1999)
2- اهمیت اولین کار در روز
بسیاری از افراد به محض اینکه وارد دفتر کار خود می‌شوند؛ بالافاصله به ایمیل‌ها رسیدگی کرده یا وارد جلسه کاری می‌شوند؛ تقریبا کل روز را از دست داده و دیگر نمی‌توانند کار مهمی انجام دهند. این خطایی است که بسیاری از افراد جوان و کم تجربه انجام می‌دهند.
تحقیقات نشان می‌دهد 2.5 تا 4 ساعت پس از بیدار شدن، زمانی است که مغز بسیار قوی‌تر و تیزتر است. حالا شما می‌خواهید این زمان را صرف یک کنفرانس تلفنی یا جلسه با کارمندان کنید؟
«مطالعات نشان می‌دهد هوشیاری و حافظه، توانایی فکر واضح و یادگیری در طی یک روز بین 15 تا 30 درصد متفاوت است. اکثر ما حدود 2.5 تا 4 ساعت پس از بیداری در اوج قدرت مغزی هستیم.»
کارشناسان قدرت اراده می‌گویند اوایل صبح بیشترین نظم و قدرت ذهنی برای تمرکز کردن روی یک کار را داریم:
«هرچه افراد بیدارتر باشند؛ مشکلات کنترلی و تمرکزی بر ذهن بیشتر می‌شود. غروب بدترین زمان برای همه افراد است. رژیم‌های غذایی در میان وعده‌های عصر شکسته می‌شوند؛ نه هنگام صبح یا در اواسط روز. بیشتر جنایات در نیمه شب رخ می‌دهند.»
آیا واقعا این تحقیقات در عمل جواب می‌دهد؟ مطالعات روی نوابغ نشان می‌دهد بیشتر آن‌ها، بهترین کار خود را ابتدای صبح انجام دادند.
در طول روز هم باید همیشه مراقب حواس‌پرتی باشید. حواس‌پرتی افراد را احمق می‌کند. باید تلاش کنید همه عوامل حواس‌پرتی خود را از بین ببرید. اگر صبح وارد دفتر کارتان می‌شوید، ولی این‌قدر شلوغ است که نمی‌توانید تمرکز کنید؛ زودتر از دیگران سرکار بروید یا کار مهم‌تان را در خانه انجام دهید.
این هم مهم است که شما نمی‌توانید در طول کل یک روز، با قدرت ذهنی بالا پیش بروید. سرانجام مغز شما خسته می‌شود و باید برای آن زمان هم برنامه‌ریزی داشته باشید.
3- وقتی کند می‌شوید؛ دوباره سازمانی‌دهی شوید
بسیاری از ما در بعدازظهر متوقف می‌شویم یا کاملا سرعت ما کند می‌شود و انرژی صبح را نداریم. کار کردن سخت می‌شود و بیشتر تمایل به حواس‌پرتی و فرار کردن از کار داریم. در این شرایط چه‌کار باید کرد؟
ابتدا کمی استراحت کنید. اگر می‌توانید یک میان‌وعده کوچک و ساده میل کنید یا اینکه یک چرت و خواب کوتاه 30 دقیقه‌ای بروید.
آنچه که در ادامه نیاز دارید؛ یک نسخه کوچک از مراسم صبح‌گاهی است. باید اهداف و پیشرفت‌هایی که امروز داشتید را مرور کنید. تحقیقات هاروارد نشان می‌دهد هیچ‌چیزی مانند مشاهده پیشرفت در کار ایجاد انگیزه نمی‌کند. قدردانی از میزان پیشرفتی که انجام شده؛ کاری است که افراد بسیار پایدار انجام می‌دهند.
در کتاب 100 راز ساده افراد موفق آمده است:
«در مقایسه با افرادی که به راحتی تسلیم می‌شوند. محققان دریافتند افراد پایدار دو برابر آن‌ها وقت خود را صرف فکر کردن می‌کنند؛ نه در مورد آنچه باید انجام شود؛ بلکه در مورد آنچه که قبلا انجام داده‌اند. این کار در عمل انجام‌شدنی است و آن‌ها توانایی انجامش را دارند.»
استراحت کرده اهداف و دستاورد‌های خود را مرور کردید؛ اکنون آماده به کار شدید؛ باید روی چه چیزی تمرکز کنید؟
4- جلسات، تماس‌ها و ارتباطات با مردم در بعدازظهر
وقتی پر انرژی هستید؛ باید روی کار‌های خلاقانه و چالش‌برانگیز تمرکز کنید و وقتی کم انرژی هستید؛ سراغ کار‌های پرمشغله بروید.
اسکات آدامز، خالق Dilbert می‌گوید در صبح‌ها مغز من طنزساز است و در بعدازظهر مبهم و می‌خواهد اهداف را تغییر دهد:
«یکی از مهم‌ترین ترفند‌ها برای به حداکثر رساندن بهره‌وری، تظابق وضعیت روحی و روانی با وظایفی است که دارید. ساعت 6 صبح من یک خالق هستم، ولی در ساعت 2 بعدازظهر یک دستگاه کپی می‌شود. این وضعیت کاملا منطبق بر سطح انرژی من برای انجام دادن کار‌ها است.»
تحقیقات نشان می‌دهد بعدازظهر بهترین زمان برای برگزاری جلسات، مراجعات مردمی، رسیدگی به شکایات و گوش دادن صحبت‌های کارکنان است. به طور مشخص ساعت 3 بعدازظهر زمانی خوبی برای کار‌های این‌چنینی است.
در این ساعت حواس‌پرتی شما زیاد است و اتفاقا سراغ کار‌هایی می‌روید که نیاز به تمرکز بسیار بالا ندارند. اگر در اطراف خود چند دوست و همکار خوب داشته باشید؛ می‌توانید دوباره به سطح انرژی و بهره‌وری اولیه یا نزدیک به آن برسید.
دیوید نوول، دکتر روان‌شناس اعصاب بالینی از وورستر ماساچوست می‌گوید افرادی که حواس‌شان زیاد پرت می‌شود؛ وقتی در کنار فرد دیگری قرار می‌گیرند؛ بیشتر کار می‌کنند. نیاز نیست فرد دوم یک کمک‌کننده یا مربی باشد؛ صرفا باعث می‌شود کار‌ها کسل‌کننده و بی‌روح نشوند و بتوان راحت‌تر آن‌ها را انجام داد.
حالا به پایان روز و غروب خورشید رسیدیم. آیا باید دست از کار بکشیم و دیگر هیچ‌کاری نکنیم؟ جواب منفی است. پس از غروب خورشید یک روش بهینه برای مدیریت برنامه‌های شخصی وجود دارد.
5- یک عصر آرامش‌بخش
اگرچه افراد موفق ساعت‌های طولانی کار می‌کنند، ولی بزرگان تقریبا بدون استثنا همه شب را برای شارژ مجدد خود تعطیل می‌کنند.
قبل از شام، هدف یا کار بزرگ خود برای فردا را یادداشت کنید. سعی کنید ذهن‌تان را وادار به مرور کار‌های مهم فردا کنید و از این طریق به آرامش برسید.
اما تحقیقات می‌گوید چگونه می‌توانید خودتان را آرام کنید؟ جواب این است که به غرایز خود اعتماد نکنید.
معمولا کار‌هایی که در طول شب برای رسیدن به آرامش انجام می‌دهیم؛ اغلب کمترین تاثیر را دارند.
دیدن دوستان یا سرگرمی‌های فعال می‌تواند مفید باشد، ولی دیدن تلویزیون، بازی ویدیویی و غذا خوردن آرامش‌بخش نیستند.
انجمن روان‌شناسی ایالات متحده می‌گوید موثرترین راهکار‌های برای تسکین استرس و رسیدن به آرامش، انجام دادن تمرینات یا بازی‌های ورزشی است. دعا یا شرکت در مراسم‌های مذهبی، خواندن کتاب، گوش دادن موسیقی، گذراندن وقت با دوستان و خانواده، بیرون رفتن از خانه برای پیاده‌روی، ماساژدرمانی، مدیتیشن و یوگا یا انجام یک سرگرمی خلاقانه می‌توانند آرامش‌دهنده باشند.
پس از این کار‌ها باید به رخت‌خواب بروید و یک برنامه زمانی معین و ثابت برای خواب داشته باشید. در خوابیدن نمی‌توان تقلب کرد. شما یا خوب می‌خوابید و اثرات بسیار مفید و موثر آن را روز بعد در روحیه و ذهن خود می‌بینید یا خوب نمی‌خوابید و با کمترین سطح انرژی و انگیزه روز را شروع می‌کنید.
«نکته اساسی درباره خواب این است که از دست دادن خواب به معنای از دست دادن ذهن است. وقتی خوب نمی‌خوابید؛ هر طور که بخواهید محاسبه کنید؛ فکرتان فلج است. از دست دادن خواب نتایج و آثار منفی زیادی مانند عدم کنترل و توجه، عدم تمرکز، عدم توانایی استدلال منطقی، کاهش عملکرد اجرایی، کاهش قدرت حافظه، خلق و خوی بد، کاهش سطح مهارت‌ها و حتی کاهش دانش‌هایی مانند ریاضی می‌شود.»
بنابراین، برای داشتن یک برنامه موفقیت‌آمیز باید 5 مرحله یا آیین داشت:
1- مراسم صبح‌گاهی پیش از شروع رسمی کار‌ها داشته باشید
2- مهم‌ترین کار، اولین کار انجام شود؛ بدون حواس‌پرتی
3- هنگامی که سطح انرژی شما کاهش پیدا می‌کند؛ اهداف و برنامه‌هایتان را مرور کنید.
4- جلسات، تماس‌ها و ارتباطات مردمی خود را بعدازظهر انجام دهید.
5- یک شب آرامش‌بخش سپری کنید.
بسیاری از ما نمی‌توانیم همیشه یک برنامه زمان‌بندی مشخص را پیاده‌سازی کنیم. به همین دلیل، در بالا اصلا به زمان خاصی اشاره نشده است. اما همه ما می‌توانیم برخی از کار‌ها را پیش از برخی از کار‌های دیگر انجام دهیم.
مهم است که انجام دادن تصادفی کار‌ها را متوقف کنیم. همه لحظات روز شما یکسان نیستند و همه کار‌ها از یک اهمیت برخوردار نیستند. دانستن بهترین زمان برای انجام دادن کار‌های کلیدی بسیار مهم است.
وقتی روز به پایان می‌رسد و متوجه می‌شوید که برخی کار‌ها را انجام نداده‌اید؛ خیلی شما را اذیت نخواهد کرد، چون کار‌های مهم را به خوبی انجام دادید.