چاپ

آریا بانو - بیتوته / نوشتن نامه اداری شبیه به نامه های معمولی و دوستانه نیست. نامه نگاری اداری آئین و روشی دارد که آن را از سایر شیوه های نگارش متمایز می کند. اگر برای اداره یا ارگان خاصی از سبک نگارش نامه معمولی استفاده کنیم، این کار نوعی توهین محسوب می شود. به همین علت باید در نگارش یک نامه اداری برخی نکات ریز و درشت رعایت شود تا از نامه ما، سوء برداشت نگردد. نامه های اداری باید با رعایت نهایت ادب و احترام نگارش شود، خصوصا اگر نامه برای شخصی بالا دست و یا ارگان مهمی نوشته می شود. رعایت سبک نوشتن نامه اداری سبب می شود که جایگاه ما در مقام کسی که نامه را نوشته بالاتر رفته و به متن نامه ما توجه گردد.
نکات مهم در نوشتن نامه اداری
اولین و مهمترین نکته ای که در نگارش یک نامه اداری باید به خاطر داشته باشید این است که بدانید با چه کسی قصد مکاتبه دارید. در نوشتن یک نامه اداری باید سلسله مراتب رعایت شود. پس از این که شخص مورد مکاتبه مشخص گردید، باید به نکات زیر نیز دقت شود.
• با نهایت دقت و صراحت نامه را بنویسید و مطمئن شوید که غلط املائی ندارید.
• به هیچ وجه از کلمات عامیانه و اصطلاحا کوچه بازاری در نوشتن نامه اداری استفاده نکنید.
• تا می توانید خلاصه بنویسید و از حشو و بکار بردن کلمات و عبارات هم معنی خودداری کنید.
• اگر متن نامه طولانی است، حدالامکان در نامه خلاصه ای از دستور و یا ابلاغیه را نوشته و سپس متن ابلاغیه یا دستور را در پیوست ضمیمه کنید.
• نامه اداری را با فونت رایج سازمان نگارش کنید و اندازه قلم را متناسب و قابل خوانده شدن قرار دهید.
• اگر به سازمان یا فرد بالا دست نامه می نویسید از کلماتی همچون به استحضار می رساند، اگر به اداره یا فرد هم رده نامه می نویسید از عبارت به آگاهی می رساند و اگر به اداره یا فرد زیردست نامه می نویسید از عبارت به اطلاع می رساند استفاده نمایید.
• متن نامه را صریح و رسا نگارش کنید.
• نامه را از سمت راست شروع به نوشتن کنید و قسمتی را در سمت چپ، جهت حاشیه نویسی خالی بگذارید.
• نامه را با نام خدا، تاریخ، شماره و همچنین ذکر این مورد که دارای پیوست می باشد یا خیر، آغاز کنید.
• اگر مکاتبه بین دو سازمان در حال وقوع است توصیه می شود ابتدا مبدا نامه را ذکر و سپس گیرنده را عنوان کنید: بعنوان مثال بنویسید از شرکت برنامه نویسی …. به سازمان برنامه و بودجه. سپس موضوع نامه را ذکر کرده و پس از آن شروع به نگارش متن نامه نمایید.
• اگر نامه در پاسخ به نامه ای دیگر است، حتما در ابتدای نگارش متن نامه ذکر کنید که نامه در پاسخ به نامه شماره …. در تاریخ …. است.
• پس از اتمام نوشتن نامه اداری، یک خط جا گذاشته و در سمت چپ نامه را امضا و مهر کنید و تاریخ را یادداشت نمایید.
• اگر نامه در پاسخ به نامه ای دیگر نوشته شده حتما در ابتدای نامه از عبارت در پاسخ به نامه شماره … و اگر نامه با توجه به نام های دیگر نوشته شده از عبارت عطف به نامه شماره … استفاده نمایید.
• اگر نیاز است که نامه برای بخش های دیگری نیز ارسال شود، در قسمت پاورقی نامه، قسمتی به نام رونوشت ایجاد کرده و نام تک تک بخش ها را یادداشت کنید.
• نامه اداری باید در یک طرف صفحه نوشته شوند و نباید در حاشیه آن ها چیزی نوشت.
• متن نامه باید با نهایت دقت در صحت مطالب تهیه شود.
• متن نامه باید شایسته فرد گیرنده باشد و پست و مقام شغلی و سازمانی فرد گیرنده باید در نظر گرفته شود.
• در نامه های اداری باید شیوایی سخن و روانی مطلب نیز در نظر گرفته شود و از لغات قدیمی و نامانوس نباید استفاده شود.
• از حشو (به کار بردن واژه هایی که هم معنی هستند) خودداری شود.
• در نامه های اداری به هیچ وجه نباید از کلمات و جملات عامیانه استفاده کرد.
• از نشانه های قراردادی (ویرگول، نقطه و …) باید درست و به جا استفاده کرد.
• در نامه های اداری باید از استفاده کردن جملات توهین آمیز، تهدید آمیز و مشکل آفرین خودداری کرد.
• نامه های اداری ترجیحا باید در کاغذ های بزرگ نوشته شود تا امکان ارجاع و حاشیه نویسی داشته باشد.
• نامه حدالامکان باید تایپ شود یا حد اقل با خط خوانا نوشته شود.
• سلسله مراتب باید رعایت شود, مثلا اگر می خواهیم برای اداره ای نامه بنویسیم اولین نفر باید مدیریت مکان مورد نظر باشد.عدم رعایت سلسله مراتب باعث توهین به پایینی ها می شود.
• اگر مخاطب نامه را نمی شناسیم نامه را باید با یک عنوان کلی بنویسیم. در هر اداره یک سیستم تفکیک نامه وجود دارد که باعث ارسال نامه به مکان مورد نظر می شود.
• اگر نامه به وسیله اینترنت مکاتبه شود: الف) از رنگ های ملایم(مثل آبی) استفاده شود. ب)تایپ همه نامه با فونت بزرگ یک نوع توهین محسوب می شود. ج) ارسال تعداد زیادی ایمیل برای یک مکان کار درستی نیست.
هر نامه اداری از پنج جزء مذکور در ذیل تشکیل می شود:
الف- سرلوحه. ب- عناوین گیرنده و فرستنده و موضوع. ج- متن نامه. د- مشخصات امضاء کننده. هـ- گیرندگان رونوشت.
نامه های اداری به آن قسمت از نامه اطلاق می گردد که معمولاً در بالای کاغذهای اداری چاپ شده است. در وزارتخانه ها و موسسات دولتی آرم جمهوری اسلامی ایران، نام وزارتخانه، نام موسسه یا سازمان، شماره، تاریخ، و پیوست می باشد، برخی از سازمانهای وابسته به دولت، آرم اختصاصی خود را در بالای نامه چاپ می کند.
عنوان گیرنده نامه
منظور از گیرنده یا مخاطب نامه عبارت از شخص، مقام سازمانی، سازمان یا واحد سازمانی که نامه به آن خطاب می شود.
عنوان گیرنده نامه با کلمه «به» مشخص می شود.
عنوان فرستنده نامه
منظور از فرستنده نامه عبارت از شخص یا مقام سازمانی، سازمان یا واحد سازمانی که نامه از طرف او نوشته می شود. بیان کننده عنوان فرستنده نامه کلمه «از» می باشد.
موضوع نامه
منظور از موضوع نامه عبارت کوتاه و گویایی است که مبین محتوای نامه باشد موضوع نامه با کلمه «موضوع» مشخص می گردد.تلخیص موضوع نامه و ذکر آن در بالای نامه صادره ضروری است و انجام این امر باید از طرف تهیه کننده پیش نویس صورت پذیرد. زیرا نامبرده بهتر از سایر مقامات اداری که در جریان مطالعه نامه قرار می گیرند صلاحیت خلاصه نمودن موضوع را دارد.
تعیین خلاصه مطالب مندرج در نامه و ذکر آن در بالای نامه موجبات سهولت و سرعت گردش و مکاتبات را فراهم می سازد و برای متصدیان ثبت و کنترل و سایر پرسنلی که نامه را از نظر کلی ملاحظه نموده و یا مورد بررسی و اقدام قرار می دهند مفید و ضروری است.
متن نامه مطالب و شرحی است که در ارتباط با موضوع نامه نوشته می شود و در حقیقت هدف نامه است و چیزی است که انگیزه تهیه نامه می باشد و ممکن است کوتاه و در یک یا چند سطر باشد و یا در یک یا چند صفحه تهیه و تنظیم گردد. مسئولیت نهایی هر نامه با یک فرد یا مقام سازمانی است که نامه بوسیله وی امضاء می شود. در این جا منظور از مشخصات امضاء کننده، مشخصات اداری و فردی شخصی است که نامه را امضاء می کند. منظور از گیرندگان رونوشت، واحدهای سازمانی یا اشخاصی هستند که می باید رونوشت نامه به عنوان آنان صادر گردد و غیر از گیرنده اصلی است. گیرندگان رونوشت معمولاً با عبارت «رونوشت به» مشخص می گردد.
شماره:
تاریخ:
پیوست:
وزارت:
سرلوحه جناب آقای/سرکار خانم ....................
«مشخصات فردی و اداری گیرنده»
(عناوین )
رئیس/مدیر/سرپرست/محترم .............
موضوع:
متن:
مشخصات فردی و اداری فرستنده
امضاء
رونوشت به:
گیرندگان رونوشت
مراحل نوشتن نامه اداری
طریقه نوشتن و نمونه نامه اداری برای سازمان ها و ارگان های گوناگون دولتی
نوشتار صحیح و گویا یک نامه اداری می تواند به میزان چشم گیری موفقیت شما در بیان درخواست، کار، همکاری و .. را بالا ببرد و درخواست شما را از دیگر رقبا و اشخاص سریع تر صورت دهد. برای همین شما باید با قوانین نوشتاری و قواعد یک نامه اداری آشنا باشید تا بتوانید بهترین نتیجه را بگیرید اما روش دیگری نیز وجود دارد که شما بتوانید بدون داشتن اطلاعات چندانی از قوانین، یک نامه اداری گیرا و مناسب بنویسید و آن این است که شما از نمونه نامه اداری مشابه استفاده کنید و طبق آن خواسته خود را بیان کنید
از کلمات عامیانه و اصطلاحا کوچه بازاری در نوشتن نامه اداری استفاده نکنید.
اسکلت کلی یک نامه اداری:
-نامه را با نام خدا آغاز می کنیم.
-تاریخ را درج می کنیم.
-موضوع نامه را می نویسیم.
-نام شخص گیرنده را با احترام همراه سمت وی می نویسیم.مثال: جناب آقای جمال زارعی مدیریت محترم سازمان……….. یا مدیریت محترم سازمان ………… جناب آقای جمال زارعی
-نامه را با حدود یک سانتی متر از محل طبیعی شروع سطر آغاز می کنیم و بدون طول و
تفسیر های اضافی شروع به طرح مشکل می کنیم.
-انتظاری را که از گیرنده نامه داریم محترمانه ذکر می کنیم و اگر توانستیم راه حل یا پیشنهادی ارائه می دهیم.
-دستور نمی دهیم , نامه باید بیشتر جنبه خواهشی داشته باشد.
-نام و مشخصات خود را در پایین نامه سمت چپ می نویسیم و امضا می کنیم.
نمونه هایی از نامه های اداری را برای شما آماده کرده ایم.
این نوع از نامه اداری نامه شخص به اداره بود که در زیر نمونه ای برای آن می آورم.
نمونه :
به نام خدا
موضوع: ثبت نام در مدرسه تاریخ …..
ریاست محترم ادره اموزش و پرورش شهرستان … جناب آقای/سرکار خانم……
با احترام، ضمن ارسال فتوکپی حکم انتقال شماره…….روز…..اداره…..،من به این شهرستان منتقل
شده ام. خواهشمند است دستور فرمایید فرزندم …… را در کلاس ….. دبیرستان ….. که به محل سکونت ما نزدیک است ثبت نام کنند. برای سهولت کار، پرونده و تمام سوابق تحصیلی نامبرده برای اطلاع و هرگونه اقدام توسط فرزندم تقدیم می شود. امیدوارم با دستوری که صادر می کنید، موجبات دلگرمی و ادامه تحصیل فرزندم را فراهم فرمایید.
نام و نام خانوادگی
امضاء
نامه های اداری که از اداره یا ارگانی به اداره یا ارگانی دیگر فرستاده می شود, فقط در قسمت اولیه با بقیه نامه های اداری تفاوت دارند بدین صورت که اول نامه به جای نوشتن نام فرد دریافت کننده و فرستنده نامه از کلمات (از:فلان اداره _ به:فلان اداره) استفاده می شود.
مثال:
به نام خدا
تاریخ : 7/8/1381
شماره : پ/75034
پیوست : دارد
به : سازمان فنی حرفه ای استان اصفهان
از : شرکت پیشگام وابسته به انرژی اتمی اصفهان
موضوع : آموزش اینترنت
عطف به نامه شماره 441 مورخ 5/6/1381 از آن سازمان محترم درخواست میشود یک نفرمدرس را جهت آموزش اینترنت به این مرکز معرفی نمائید . ضمناً خواهشمند است دستور فرمائید چند نسخه از جزوه آموزشی اینترنت به این شرکت ارسال نمایند.
قبلاً از همکاری شما سپاسگزاری میگردد.
نام و نام خانوادگی
مسئول امور اداری