بزرگنمايي:
آریا بانو-
مدیریت زمان (Time Management)، یکی از اصول مهم در برنامه ریزی و
سازماندهی در کارهای روزمره تا سازمانی است. هیچ موفقیتی بدون در نظر گرفتن
فاکتور زمان و مدیریت بهینه آن، عملی نیست. اگر قرار باشد شما پس از 30
سال، زبانی غیر از زبان مادری را فرا بگیرید، این یعنی مدیریت زمان در
آموزش و یادگیری شما، تاثیر نداشته و شما از ده ها فرصت دیگر (مثل یادگیری
سایر زبان ها)، محروم شدید.
مدیریت زمان در عصر کرونا و پسا کرونا که شما مجبور هستید بخشی از
فعالیت های کاری خود را در خانه و به صورت دورکاری انجام دهید، اهمیت
بسیاری دارد.
مدیریت زمان، موضوع مهمی در کسب و کار به خصوص سرمایه گذاری در بازار
بورس است. برای موفقیت و به نتیجه رسیدن بعضی از کارها، باید خیلی صبور
بود. باید منطقی، صبر کرد و شجاعانه زمان بندی کرد. افرادی که برای کوتاه
مدت، میان مدت و بلند مدت خود، برنامه، هدف و آرمان دارند، معمولا زندگی
شاد و امیدوارانه و موفق تری را به نسبت افرادی که بی برنامه هستند، تجربه
می کنند.
کتاب های زیادی درباره مدیریت زمان نوشته شده است. در این گفتار، مدیریت زمان از نگاه دیوید لوئیس را مرور می کنیم.
مدیریت زمان یک مهارت است که باید آموخت
مدیریت فردی: کلید مدیریت زمان
زمانی که از دست می دهیم، هرگز بازگشت پذیر نیست. زمان،طلا است. این
عبارت: TIME IS GOLD را احتمالا مثل عبارت:FAKE IT TO MAKE IT و NEVER SAY
NEVER، بارها شنیده اید. زمان، طلا است. تنها دارایی شما، که با هیچ چیز
قابل قیاس نیست و هیچ چیز، ارزش آن را ندارد. قدر زمان را افرادی که زمان
را از دست داده اند، می فهمند. نقل است که قدر زمان را ، نایب قهرمان
المپیک، خیلی خوب درک میکند.
مدیریت زمان، خیلی هم امکان پذیر نیست. مدیریت زمان، در واقع مدیریت
فردی است. نگرش های ذهنبی منفی خصوصا در ما، سد هایی برای دستیابی به آن
ایجاد می کند. هر کسی می تواند در هر سنی،سازمان دادن و اداره کردن وقت
خود را یاد بگیرید. تنها چیزی که به آن نیاز داریم، قبول تغییراتی است که
در زندگی وجود دارد.
تنها را کسب بازده بیشتر، صرفا سخت تر کار کردن نیست. بعضی از کسانی که
خیلی کار می کنند، بد ترین مدیران زمان هستند. معمولا کارایی کمی دارند و
کیفیت کار خوبی ندارند. این که شما فکر کنید که در طول روز، از یک سطح
بازدهی و کارآیی برخوردار هستید، تصور اشتباهی است. سوئد، کشوری است که
تلاش دارد تا ساعت کاری رسمی را از 6 ساعت در روز هم کاهش دهد.
این تصور که تفویض اختیار، بزرگ ترین راه صرفه جویی در وقت خواهد بود نیز غلط است.
2 کتاب در بحث مدیریت زمان
ارزیابی از گذران وقت
اگر نتوانید وقت خود را برنامه ریزی کنید، هیچ چیز دیگری را هم نمی
توانید اداره کنید. این سخت استاد دکتر پیتر دراکر است. همیشه برای مدیریت
بهینه زمان، وقت طی شده را ارزیابی کنید. چند بار کار شما قطع شد؟ چقدر طول
کشید؟ چقدر طول کشید تا دوباره تمرکز کنید؟
برای ارزیابی زمان از دست رفته، خیلی روی حافظه خود حساب نکنید. مگر
این که واقعا یک استثنا باشید. در غیر این صورت، فقط خاطره مبهمی از چگونگی
گذران وقت خود در ذهن دارید. حتی اگر هم بسیاری از چیزهایی که برای شما
اتفاق افتاده است را به خاطر آورید، باز هم ارزیابی شما از زمان، به مقدار
زیادی ذهنی است.
4 اصل مدیریت زمان
آبراهام لینکلن، شخصیت محبوب آمریکایی ها می گوید که اگر 9 ساعت برای
قطع درختی وقت داشتم، 6 ساعت آن را صرف تیز کردن تبر خود می کردم.
هر گاه با کاری روبرو شدید که انجام دادن آن مدت زمان مشخصی طول می کشد،
قبل از این که به هر گونه اقدامی دست بزنید، کمی تامل کنید. می توانید با
طرح 4 سوال از خود، مقدار قابل ملاحظه ای از وقت، نیرو و زحمت خود را صرفه
جویی کنید. بازدهی را ارتقا داده و فشار روحی را کم کنید.
- آیا لازم است حتما این کار انجام شود؟
- آیا من ملزم به انجام دادن این کار هستم؟
- آیا می توانم این کار را به تعویق بیاندازم؟
- آیا من باید مستقیما این کار را انجام دهم؟
محققان معتقد هستند که بعضی از امور وقت گیر، بیش تر بر حسب عادت انجام
می شود تا برای بازدهی، اثربخشی یا سودآوری. این گونه فعالیت ها، چنان با
زندگی ما عجین شده است که هیچ کس فکر نمی کند که چرا آن ها را انجام می
دهد. یا ممکن است راه های بهتری برای دستیابی به نتایج مشابه داشته باشد.
پارتو، محقق معروف ایتالیایی می گوید که احتمالا 80 درصد وقت مدیران، صرف
اموری می شود که فقط 20 درصد بازدهی دارد.
قدرت تاخیر مثبت در مدیریت زمان
بعضی از معامله گران در بازار بورس و هم چنین کاسبان حرفه ای در بازار
معتقد هستند که اگر پاسخ فوری می خواهی، جواب آن نه است. توماس جفرسون، از
روسای جمهور آمریکا در نامه ای به جرج واشنگتن می نویسد که تاخیر بر خطا
کردن، رجحان دارد. اگر او این کلمات را در قرن بیستم که همه چیز با شتاب به
پیش می رود، می نوشت، سومین رئیس جمهور آمریکا توانست اضافه کند: هم چنین
بر اتلاف وقت.
با کند پیش رفتن،ممکن است بسیاری از فرصت ها از دست برود. اما مواردی هم
پیش می آید که بیش از حد سریع حرکت کردن، منجر به اشتباه کردن و از دست
دادن زمان می شود.
لازم است بین تاخیر مثبت و منفی که غالبا به امروز و فردا کردن معروف
است، تفاوت قائل شویم. یکی از عوامل متداول در به تاخیر انداختن کارها،
احساس ملامت وبیزاری است.همان طور که همه می دانیم و حتما برای شما هم
پیش آمده است، کارهایی وجود دارد که هر چند بسیار ضروری است، اما حتی از
منتظر ماندن برای خشک شدن رنگ دیوار، نیز کسالت بار تر است.
از جمله کارهایی که به قول دیوید لوئیس، نویسنده کتاب مدیریت زمان ،
تاخیر در آن ها خوب است، زمانی است که کار کم ارزش تری را به خاطر کار پر
ارزش تری، به تعویق می اندازیم. این یعنی تاخیر مثبت در مدیریت زمان خود.
لذا باید مهارت های مدیریت زمان خود را بهبود ببخشیم. پس ذهن انعطاف پذیری
داشته باشید. از بهترین زمان روز خود سود ببرید.
بیرون راندان غاصبان زمان
بنجامین فرانکلین می گفت که آیا زندگی را دوست دارید؟ پس وقت خود را بر
باد ندهید ، زیرا زندگی از آن ساخته شده است. در هر هفته، هزاران ساعت پر
ارزش توسط 7 غاصب سنگدل زمان از شرکت های کوچک و بزرگ به یغما برده می
شود. هزینه ای دزدی، در روز روشن، سر به میلیون ها دلار می زند. تازه
تعداد کمی از مدیران، متوجه این غارت شده اند و تعداد کم تری گام های مثبت
برای بیرون راندن این تبهکاران از خانه خود برداشته اند.
نه گفتن، در مدیریت زمان بسیاری مهم است. زمانی که ناخواسته نامعقول
باشد، زمانی که کار از اولویت کمتری برخوردار باشد. زمانی که از مهارت و
دانش کافی برخوردار نباشیم. زمانی که عصبانی یا ناراحت هستید و لازم نیست
کاری انجام دهید.
پرهیز از مراجعین اتفاقی
تلفن ها در طول روز، از مواردی هستند که تمرکز افراد را قطع کرده و
مدیریت زمان را بر هم می زند. روانشناسی ترکیب بندی دفتر کار در مدیریت
زمان تاثیر دارد. چیدمان وسایل در اداره و محل کار و اتاق شما، تاثیر زیادی
در مدیریت زمان خوب دارد. مراجعه کننده نیز بر اساس چیدمان دفتر، دقیق تر و
بهتر سوال و درخواست خود را ارائه می کند. بنابراین توصیه می شود که برای
مدیریت زمان، چیدمان جلسات رسمی یا غیر رسمی متفاوت باشد.
غاصبان وقت شما، گاها ارباب رجوع ها هستند. آن ها با بهانه نیمه موجه،
وارد می شوند تا ملاقات بدون وقت قبلی خود را آغاز کنند. ان ها از قسمت
عمومی اتاق به منطقه خصوصی وارد می شوند. مثلا چیزی را به شما نشان دهند.
این گاها از طرف همکاران شما هم در طول روز اتفاق می افتد.
رد کردن مراجعین سر زده و ایجاد سدهای فیزیکی که مراجعان الکی، نتوانند خیلی وقت شما را بگیرند، یکی از روش های مدیریت زمان است.
درگیر مکالمات تلفنی نشویم
اگر از تلفن به درستی استفاده شود، یک وسیله صرفه جویی کننده زمان
است. با تلفن، یا فاکس، بهتر از روش های دیگر، می توان به سرعت با دیگران
به روش موثر تر ارتباط برقرار کرد. این وسیله شما را قادر می سازد که با
کسانی تماس بگیرید که اگر می خواستید آن ها را ملاقات کنید، باید دست به
سفر می زدید. اشتباهات یا کج فهمی ها می تواند با تلفن به سرعت بر طرف شود.
برای مدیریت زمان صحیح، در مواقع خاصی از روز، از جواب دادن به تلفن
صرفه نظر کنید. هیچ اتفاقی نمی افتد. مگر این که پزشک یا در اورژانس یا
امور نظامی فعال باشید که لحظه به لحظه شما مهم باشد. این فرق دارد.
اضطرابی که از یک تلفن دردسر آفرین حاصل می شود، می تواند وقت شما را تلف
کند.
غلبه بر انتظار در مدیریت زمان
زمینه دیگری که مردم قادر هستند که وقت شما را تلف کنند، منتظر نگه
داشتن شما خواهد بود که به عوامل مختلفی بستگی دارد و لزوما تمام آن ها تحت
کنترل شما نیست. در بازی قدرت، گرفتن وقت شما به عنوان یک سلاح به کار
برده شده است. هر چه مقام فرد، بالا تر باشد، بیش تر قادر است وقت دیگران
را تلف کند. در مقام بالا تر، این شما هستید که قرار ملاقات های خود را آن
طور که برای شما راحت تر است، تعیین می کنید و هر گاه که لازم باشد، تا
آن جا که ممکنم است می توانید افراد را منتظر نگهدارید.