بزرگنمايي:

آریا بانو - دینو/ ممکن است به عنوان یک مدیر ندانید چرا جلسات شما جو سنگین و ناخوشایندی پیدا می‌کنند و کارمندان شما نسبت به حضور در آن‌ها بی‌میل هستند. همچنین احتمال دارد در پایان جلسه به نتایج دلخواهی نرسید و پاسخ مناسبی دریافت نکنید. اگر شما نیز جزو این دسته از افراد هستید، این مطلب برای شما است. باید بگوییم که مشکل شما استفاده از جملات اشتباه برای شروع و ادامه یک مکالمه است. در ادامه همراه دینو باشید تا از سوالات اشتباه برای آغاز گفتگو در یک جلسه کاری که باید جایگزین شوند، مطلع شوید و روابط فردی و کاری خود را بهبود ببخشید.
سوالات اشتباه برای آغاز گفتگو
شما به عنوان یک مدیر در هر بخشی از پروژه‌های کاری، نیاز دارید تا از روند فعالیت زیردستان خود به خوبی مطلع شوید و نسبت به شرایط موجود به تصویر روشنی برسید. بنابراین با استفاده از جلسات مختلف می‌توانید از وضعیت کاری خود آگاه شوید. باید در نظر داشته باشید که نکته مهم در این باره، کیفیت برگزاری جلسات شما و نه تعداد آن‌ها است. شما باید بتوانید در هر دیدار، به طور کامل اطلاعات مورد نیاز خود را به دست آورید و ارتباط درستی با کارمندانتان برقرار کنید. با توجه به این موضوع شما باید سعی کنید از سوالات روزمره‌ای که به آن‌ها تکیه دارید، دوری کنید. این گونه پرسش‌ها ممکن است برای دفعات اول موثر باشند؛ اما، بعد از گذشت زمان و تکرار مداوم‌شان، اثربخشی خود را از دست خواهند داد. باید از جملاتی استفاده کنید که مخاطب شما متوجه شود واقعا به جواب دقیق اهمیت می‌دهید.
در این بخش چند نمونه از متداول‌ترین سوالات اشتباه برای آغاز گفتگو در جلسات کاری را برای شما مشخص می‌کنیم تا با پرهیز از به کار گیری آن‌ها، مکالمه مفیدی داشته باشید و شرایط کاری خود را بهبود ببخشید. این سوالات را در ادامه بخوانید:
1. اوضاع چطور است؟
این جمله شاید در ظاهر روشی مناسب برای شکستن یخ مخاطب و آغاز یک جلسه منفرد باشد؛ با این حال، بسیار غیرمعمول است که شما پاسخ دیگری به جز «خوب» یا «قابل قبول» دریافت کنید. چرا که این گفتگو معمولا در همان جا متوقف می‌شود و ارتباط شما از بین خواهد رفت. دلیل اصلی چنین موضوعی این است که جمله «اوضاع چطور است؟» به سلام و احوالپرسی ناخودآگاه در زندگی روزمره ما تبدیل شده و بنابراین، پاسخ ما به آن نیز به همان صورت خودکار تعریف می‌شود.
سوال جایگزین چیست؟
اگر به دنبال یک راه عادی و ساده برای شروع گفتگو هستید، بهتر است بپرسید: «زندگی چگونه است؟». شاید در ظاهر تفاوت بزرگی وجود نداشته باشد؛ اما، تفاوت بزرگی در نتیجه شما ایجاد می‌شود. این سوال جایگزین به مخاطب شما اجازه می‌دهد تا شخصی‌تر در مورد زندگی خود صحبت کند. درباره آن چه که آخر هفته انجام داده، شرایط زندگی خانواده خود، نحوه پیش بردن پروژه شخصی، چگونگی مدیریت زمان و مواردی این چنینی با جزییات بیشتر.
2. چه خبر؟
پرسیدن این سوال می‌تواند وسوسه انگیز باشد تا بخواهید توسط آن مکالمه خود را ادامه دهید. با این حال به خاطر داشته باشید که این مورد، هدف برگزاری جلسه شما را خدشه‌دار می‌کند. شما گزارشگر نیستید و این سوال نیز یک ابزار پاسخگویی نیست. جلسه شما یکی از تنها راه‌هایی است که باید برای درک شرایط تیم خود از آن استفاده کنید، پس نباید آن را هدر بدهید. شما قصد دارید با پرسیدن این سوال به فهرستی از اتفاقات و مسائل موجود در محیط کار برسید. مواردی مانند: مشکلات مشتری، مشکلات پیش‌بینی نشده محصول، پویایی تیم، ناامیدی شخصی ناگفته و مواردی این چنین که با «چه خبر؟» به آن نخواهید رسید. بهتر است کمی دقیق‌تر بپرسید.
سوال جایگزین چیست؟
به جای این که بخواهید به یک اطلاع کلی از شرایط کاری خود برسید، درباره ویژگی‌های خاص محیط سوال کنید. به یاد داشته باشید که بینش دقیق همیشه برای شما مفید است تا بتوانید تصویر دقیقی از مسائل احتمالی تیم خود ایجاد نمایید. به نمونه‌های زیر توجه کنید:
آخرین وضعیت پروژه X چگونه است؟
آیا می‌توانید در مورد آن چه که تا کنون از کار کردن روی پروژه X دریافت کرده‌اید، بگویید؟
مشکلات جدی مطرح در پروژه X چه مواردی هستند؟
در کدام بخش از پروژه X احساس نیاز به پشتیبانی بیشتری دارید؟
3. چطور می‌توانم به شما کمک کنم؟
نیت این سوال بسیار خوب است. شما می‌خواهید کمک کنید و شرایط را بهبود ببخشید. همچنین قصد دارید روش‌های را که می‌توانید به کمک آن‌ها به موفقیت برسید را بشناسید. با این وجود، چنین سوالی بدترین راه ممکن برای دریافت پاسخ مناسب است. به این دلیل که باعث می‌شود مخاطب شما تمام تلاش خود را برای پاسخ به آن انجام دهد در حالی که دریافت پاسخ دقیق از این سوال بسیار دشوار است. شما عموما در جواب با جملاتی مانند: «در حال حاضر مورد خاصی به ذهنم نمی‌رسد.» یا «فعلا نیازی به انجام کار خاصی نیست.» روبرو شوید. در نهایت نیز پاسخ مبهمی که شامل موارد کلی است دریافت خواهید کرد.
سوال جایگزین چیست؟
کاری را که فکر می‌کنید می‌تواند کمک کننده باشد، پیشنهاد داده و سپس بپرسید که نظر مخاطب شما در این باره چیست؟ به عنوان مثال می‌توانید بگویید: «من فکر می‌کنم بیش از حد درگیر پروژه فعلی هستم و تصمیم دارم به مدت دو هفته فاصله بگیرم و برنامه دیگری را دنبال کنم، شما درباره ایده من چه فکر می‌کنید؟». شما با هدف قرار دادن آن چه که پیشنهاد می‌کنید، می‌توانید شرایط پشتیبانی افراد از جزییات آن را دقیق‌تر کنید.
4. چگونه می‌توانیم پیشرفت کنیم؟
این مبهم‌ترین سوالی است که می‌توانید بپرسید. مشکل چنین سوال مبهمی این است که پاسخی مبهم را به دنبال دارد. شما باید برای رسیدن به پاسخ مورد نظرتان، به شخص مقابل خود جزئیات دقیقی ارائه دهید. برای مثال اگر از یک کارمند بپرسید که چگونه می‌توانم پیشرفت کنم، او حتما با خود فکر خواهد کرد که سوال شما از چه جنبه‌ای مطرح شده است. از دیدگاه توسعه تجارت؟ چشم‌انداز بازاریابی؟ چشم‌انداز مدیریتی؟ و ابهاماتی این چنین که باعث می‌شود در نهایت نتواند پاسخ درستی به شما بدهد. در این حالت می‌توان گفت چیزی در حدود 90 درصد از مواقع، شما پاسخی یکسان و با مضمون «شما در حال حاضر مشکلی ندارید» دریافت خواهید کرد.
سوال جایگزین چیست؟
به جای استفاده از سوالات عمومی به صورت پیش‌فرض، تلاش‌های خود را روی موارد خاص متمرکز کنید. باید بدانید که هر چه سوال شما خاص‌تر باشد، پاسخ دقیق‌تری دریافت خواهید کرد. به مثال‌های زیر توجه کنید:
به نظر شما دلیل اصلی ضعف ما در حوزه تجارت چیست؟
فکر می‌کنید در کدام بخش از کار خود دچار مشکل هستیم؟
برتری ما نسبت به شرکت‌های دیگر چیست؟
شما برای عبور از شرایط فعلی چه پیشنهادی دارید؟
نتیجه سوالات اشتباه برای آغاز گفتگو
در نهایت باید بدانید که این سوالات هستند که مسیر جلسات کاری شما را تعیین می‌کنند. سعی کنید سوالات متفکرانه و صادقانه بپرسید. تنها در این صورت است که پاسخ‌های درستی دریافت خواهید کرد. نظر شما درباره سوالات اشتباه برای آغاز گفتگو چیست؟ آیا موارد دیگری برای بهبود مکالمه‌های کاری در جلسات سراغ دارید؟ دیدگاه‌ها و پیشنهادات خود در این زمینه را با ما و مدیران به اشتراک بگذارید.