آریا بانو - مدیریت هر نوع تیمی می تواند چالش های مربوط به خود را به همراه داشته باشد. اما زمانی که با یک تیم دورکار همکاری می کنید، این چالش می تواند دشوارتر نیز به نظر برسد. در این مقاله تصمیم داریم به شما لیستی از نکان و ترفندهای مناسب را ارائه دهیم که به مدیریت تیم دورکار به شکلی مناسب کمک خواهد کرد.
تیم خود را به صورت هوشمندانه انتخاب کنید
شما باید بتوانید یک فرد مناسب را برای دورکاری انتخاب کنید. اما کار زمانی سخت تر می شود که بخواهید یک تیم دورکار را مدیریت نمایید. انتخاب فرد مناسب برای کار خود معمولا دشوار بوده و فرآیند زمان گیری نیز است. اما ارزش آن آنقدر زیاد است که می تواند منجر به موفقیت یا شکست یک پروژه شود.
کار خود را با دقت شروع کرده و افرادی را انتخاب کنید که در کنار حرفه ای بودن حاضر باشند به صورت دورکاری با شما همکاری کنند. برای اینکه اطمینان حاصل کنید که استخدامی های دورکار شما می توانند به خوبی برای هدف شما تلاش کنند، تنها کافی است که از آنها بخواهید یکسری اقدامات را به صورت آزمایشی داشته باشند. شما می توانید قبل از شروع همکاری مهارت های آنها را آزمایش نمایید. به این ترتیب، اگر آنها با معیارهای شما مطابقت لازم را داشته باشند، می توانید طی یک یا دو هفته متوجه این موضوع شوید.
با تیم خود به صورت روزانه ارتباط داشته باشید

ممکن است این توصیه را قبلا نیز شنیده باشید. اما دلیل تاکیدی که روی این نکته می شود، در واقع مهم بودن بسیار آن است. داشتن مکالمات روزانه با اعضای می تواند به روش های مختلفی تاثیرگذار باشد. به عنوان یک مدیر پروژه وظیفه شما این است که با اعضا به صورت روزانه در ارتباط باشید. این کار به شما کمک می کند همیشه بدانید که افراد تیم چه کارهایی را انجام می دهند و مسیر کاری آنها به چه سمتی پیش می رود.
این مرحله از اهمیت بسیار زیادی برخوردار است چرا که شما می توانید اطمینان پیدا کنید که پروژه به موقع به شما تحویل داده می شود. همچنین با داشتن ارتباط با اعضا در واقع یک روحیه مضاعف به آنها می دهید. تنها کافی است که از آنها یکسری سوالات دوستانه مثل اینکه آخر هفته چطور بوده است بپرسید و در کنار آن شرایط کار را نیز پیگیری نمایید.
روش های مختلفی برای برقراری ارتباط روزانه موثر وجود دارد، برخی از آنها عبارتند از:
ارسال روزانه ایمیل ارائه بازخوردهای سازنده برنامه ریزی برای رویدادهای تیمی برقراری تماس تصویری بحث کردن درباره ایده های جدید هر چقدر که ارتباط شما با تیمتان بیشتر باشد، آنها اعتماد بیشتری را به شما خواهند داشت و احساس همکاری تیمی در آنها بیشتر می شود.
از ابزارهای مناسب استفاده کنید
با پیشرفت تکنولوژی امروزه ابزارهای ارتباطی زیادی برای برقراری ارتباط میان شما و تیم دورکارتان وجود دارد. شما می توانید با توجه به نیازهای خود از این ابزارها استفاده کنید و پروژه های کوچک یا بزرگ خود را پیش ببرید. در واقع از این ابزارها در سرتاسر جهان برای متمرکز نگه داشتن اعضای تیم و برقراری ارتباط موثر با آنها استفاده می شود.
از بلاگ داخلی استفاده کنید
وبلاگ های داخلی یک روش رسمی تر برای برقراری ارتباط با اعضای تیم دورکار هستند. شما می توانید از وبلاگ به عنوان روشی برای نمایش اعلامیه های شرکت، به روز رسانی های وب سایت، تغییرات داخلی و هر چیز دیگری که به تیم مربوط است استفاده کنید. قرار نیست محیط وبلاگ خیلی فانتزی و عجیب و غریب باشد. این محیط تنها یک وسیله ارتباطی برای برقراری ارتباط با تمامی اعضای تیم به صورت همزمان و بدون نیاز به توجه به تفاوت های زمانی مناطقی که آنها در آنجا ساکن هستند، می باشد. برای اینکار می توانید از وبلاگ وردپرس استفاده کنید.
ملاقات حضوری داشته باشید

معاشرت در هنگام مدیریت یک تیم دورکار یک اصل بسیار ضروری است. لازم نیست که هر روز یا حتی هر ماه به صورت حضوری ارتباط برقرار کنید اما حداقل دو بار در سال وقت بگذارید و با افرادی که به صورت دورکار با آنها کار می کنید، ملاقات حضوری داشته باشید. اطمینان تا کنون صدای آنها را شنیده اید یا چهره آنها را یکی دوبار مشاهده کرده اید، اما صحبت رو در رو می تواند تاثیر مثبت بیشتری را داشته باشد.
فرآیند استخدام افراد جدید را تسهیل ببخشید
استخدام افراد جدید و وارد کردن آنها به تیم دورکار فعلی می تواند معایبی را داشته باشد. با این وجود شما می توانید با در نظر گرفتن یکسری از موارد مشکلات احتمالی اعضای جدید تیم خود را حل نمایید. برای این کار می توانید یک فایل PDF تهیه کنید و در آن شرح وظایف اعضای دورکار جدید، هدف کلی مجموعه خود و موارد دیگر را توضیح دهید. همچنین می توانید از اعضای تیم خود بخواهید یک ویدیو کوتاه چند دقیقه ای را آماده کرده و در آن درباره خودشان صحبت کنند تا شناخت اعضا از یکدیگر بیشتر شود.
تیم خود را بسازید
داشتن تعامل با اعضای تیم دورکار چیزی بیشتر از یک برقراری ارتباط ساده است. تعامل یعنی به اشتراک گذاشتن ایده ها و بحث درباره پروژه های جدیدی که قرار است برعهده بگیرید. سعی کنید تیم خود را درگیر کنید. تمرین های تیم سازی می توانند هر چیزی باشد که شما فکر می کنید باعث حرفه ای تر و اجتماعی تر شدن تیم دورکار شما مفید می باشد. از آنها بخواهید یک لیست از چند واقعیت درباره خودشان تهیه کنند یا حتی درباره علایق خود و چیزهایی که از آنها بدشان می آید صحبت کنند. هدف از این کارها داشتن تعامل با اعضای تیم و آشنایی بیشتر با یکدیگر است..
هر فرد باید یک برنامه ریزی متفاوت داشته باشد
اعضای تیم دورکار معمولا از مناطق زمانی متفاوت انتخاب می شوند و این بدین معنا است که نمی توان یک برنامه مشخص را به همه آنها ارائه داد. چرا که ممکن است زمانی که یکسری از افراد تازه می خواهند کار خود را آغاز کنند، یکسری از افراد دیگر در حال کار کردن هستند و این امری رایج در حالت دورکاری است. به همین دلیل نیاز است که برای همه اعضا برنامه ریزی جداگانه ای را داشته و جلسات کلی را نیز در زمانی قرار دهید که همه یا اکثریت اعضا بتوانند به راحتی در آن شرکت کنند.
هر کسی یک استایل متفاوت دارد

افراد با یکدیگر تفاوت دارند و هیچ کس مثل دیگری نیست. این موضوع به هیچ عنوان بد نیست اما موضوعی که باید به آن توجه داشته باشید این است که باید این تفاوت ها را حین کار با افراد مختلف در نظر بگیرید. برخی ممکن است در مقایسه با افراد دیگر کم حرف تر باشند یا ترجیح می دهند به جای واژگان از ویژگی های بصری استفاده کنند. شما باید سبک مربوط به هر فرد را یاد بگیرید و برای بهتر کردن شرایط تیم خود از آنها استفاده کنید.
تیم دورکار خود را باور داشته باشید
معمولا این باور در همه ما به وجود آمده است که به افرادی که در دنیای اینترنت با آنها آشنا می شویم اعتماد نکنیم. انتخاب و استخدام افرادی که بتوان به آنها اعتماد کرد ممکن است زمان زیادی را از شما بگیرد اما باید بدانید که ارزشش را دارد. اگر بتوانید فرد مناسبی را استخدام کنید، یک تیم دورکار سختکوش، دقیق و حرفه ای را مدیریت خواهید کرد. به آنها اطمینان داشته باشید و اجازه دهید وظایف محوله را به خوبی دنبال کنند. اگر شما به آنها اعتماد کنید، آنها نیز متقابلا به شما اعتماد خواهند کرد.
در آخر باید گفت که مدیریت یک تیم دورکار می تواند بسته به نگرش و رفتار شما کاری بسیار آسان یا سخت باشد. شما باید قبل از هر اقدامی خودتان را به خوبی برای این کار آماده کنید. لازم است بدانید که حتی اگر تیم شما به صورت دورکار فعالیت می کنند، روش هایی وجود دارد که بتوانید به بهترین شکل ممکن آنها را مدیریت کنید.