بزرگنمايي:

آریا بانو - هاو کن یو / آداب تلفن در حین استفاده از تلفن ثابت تلفن همراه، نشان دهنده تربیت و فرهنگ بالای فرد است. صحبت با تلفن ثابت و تلفن همراه چه در محل کار و چه در خانه و خیابان مانند همه پدیده های اجتماعی دیگر آداب خود را می طلبد که اگر رعایت نشوند قطعا در دید افراد تاثیر مثبتی به جای نخواهد گذاشت. در این مقاله قصد داریم هشت مورد از این آداب و نکات را با شما در میان بگذاریم. با ما همراه باشید.
1.ابتدا سلام و سپس معرفی خود
وقتی در محل کار و دفتر هستید و با محلی تماس می گیرید همیشه قبل از اینکه نام و نام خانوادگی شخص پاسخگو را بپرسید ابتدا اطلاعاتی از خود را به اشتراک بگذارید. مثلا نام و نام خانوادگی خود را بازگو کنید و سپس بگویید که از چه سازمانی تماس میگیرد یا سمت شما در ن سازمان چیست. به عنوان مثال اینگونه خود را معرفی کنید:
” سلام، وقت بخیر. احمدی هستم، کارشناس مالی و از شرکت مپنا مزاحمتون شدم”
تنها در این صورت است که شخص مقابل احساس میکند که از قبل، کمی بیشتر شما را شناخته است. همین معرفی ساده در شکل گیری روابط نزدیک تر سازمانی و تجاری بسیار کمک کننده خواهد بود. وقتی با تلفن همراه تماس میگیرید نیازی به معرفی جایگاه و سمت شما نیست چرا که تلفن همراه وسیله ای شخصی و غیر تجاری است. به عنوان مثال میتوانید بگویید:
” سلام، وقت بخیر. احمدی هستم”
وقتی به اداره یا شرکتی زنگ می زنید و می خواهید با فرد خاصی صحبت کنید، پس از معرفی خوداطلاعات فرد مورد نظر را به اشتراک گذاشته و از پاسخگو بخواهید که شما را به او ارجاع نماید. میتوانید اینگونه آغاز کنید:
” سلام. من احمدی هستم از شرکت مپنا خدمت شما تماس گرفتم. امکان داره با آقا/ خانم … صحبت کنم؟”
2.مراقب تن صدایتان باشید

نباید در صدایتان نشانه ای از اضطراب، خشم و فشار باشد. مهم این است که صدایتان حاکی از اعتماد به نفس شما باشد. وقتی با تلفن حرف می زنید به پشتی صندلی لم ندهید. بلکه روی صندلی صاف بنشینید. اضطراب یا استرس باعث انتقال این حس از طریق تلفن می شود که قاعدتا به سود شما نیست. از دیگر موارد که هنگام صحبت به آن توجه کنید سرعت حرف زدن و متانت در بیان است. هیچ چیز مانند تند و ناواضح صحبت کردن در تلفن نمیتواند احساس ناراحتی و مقداری عصبانیت برای فرد پاسخگو به وجود بیاورد. برای تمرین شفافیت و اعتماد به نفس در سخن، وقتی در خانه هستید از ضبط صوت برای ضبط مکالماتتان استفاده کنید تا ببینید تن صدایتان هنگام مکالمه با دیگران چگونه است.
سعی کنید همیشه با متانت و به دور از بی ادبی با مخاطب صحبت کنید. آداب تلفن و تماس تلفنی می طلبد که جدا از اینکه سمت و جایگاه شخص مقابل چیست با او با ادب و نزاکت برخورد کنیم.
3.قبل از تماس، به مکالماتی که قرار است انجام شود فکر کنید

یکی دیگر از آداب تلفن این است که بدانید مکالمات شما حول چه مواردی است. موضوعاتی که می خواهید مطرح کنید و پاسخ هایی که می خواهید به دست بیاورید را پشت سر هم در ذهن یا روی کاغذ ردیف کنید. به بیان دیگر فکر کنید هنگام تماس تلفن روی پیغامگیر خواهد رفت و شما باید صحبت کنید. پیام خود را مستقیم و رک بیان کنید و از طریف مقابل انتظار پاسخگویی به سوالات داشته باشید. هیچوقت اینگونه پیام نگذارید:
” سلام من احمدی هستم به من زنگ بزنید”.
بلکه حداقل موضوع را مطرح کنید و بعد از طرف مقابل بخواهید به شما زنگ بزند.
4.نگذارید حین مکالمه وقفه بیفتد.
وقتی با کسی تلفنی حرف می زنید تمام حواستان باید به او باشد. سعی کنید تمام حواس پرتی های محیط را از بین ببرید. اگر میتوانید در اتاقی خلوت باشید، خصوصا اگر تماس تلفنی شما تماسی مهم است. صحبت کردن با تلفن در اتاق های شلوغ و پر رفت و آمد باعث پرت اندیشی شما میشود. به جز در زمان مورد نیاز شخصی را پشت تلفن منتظر نگذارید. اگر موردی پیش آمد که مجبور به قطع مکالمه شدید بگویید:
” عذر می خوام. لطفا چند لحظه صبر کنید.”
و وقتی دوباره سخن را با او ادامه دادید بگویید:
” ببخشید منتظرتون گذاشتم”
5.هنگام پیغام گذاشتن، آرام و شمرده و رک پیغام بگذارید

از اصطلاحات کوچه بازاری و عبارات شکسته استفاده نکنید. همیشه شماره تلفنی که می خواهید طرف از طریق آن به شما زنگ بزند در پیغام خود بگویید و این شماره با همراه با کد شهر و آرام و شمرده بگویید. نکته: چند بار شماره خود را برای خودتان آرام و شمرده بگویید همانگونه که اپراتورهای 118 شماره را بازگو میکنند.
6.خود را عادت دهید همیشه قبل از ورود به جلسه، سینما و رستوران تلفن همراهتان را خاموش کنید
صحبت کردن با تلفن همراه در مکان های عمومی خصوصا اماکن آرام و بی صدا به دور از ادب است. بهتر است قبل از وورد به این اجتماعات تلفن همراه خود را خاموش کنید. اما اگر قرار است تماس مهمی با شما گرفته شود به فرد تماس گیرنده قبلا بگویید که در جلسه ای هستید. در صورت اجبار حتما تلفن همراه خود را روی حالت بی صدا (Silent) قرار دهید. اگر متوجه تماس تلفنی فرد مورد نظر نشدید با معذرت خواهی جلسه را ترک کنید و پاسخ تماس گیرنده را بدهید.
7.همیشه با صدای آهسته پشت تلفن حرف بزنید.
یکی دیگر از آداب تلفن زدن رعایت حقوق دیگران است. مخصوصا وقتی در مکان های عمومی مانند مترو یا اتوبوس هستید. این نهایت بی فرهنگی است که با صدای بلند مکالمات خود مزاحم بقیه شوید.
8.هنگام مکالمات تلفنی حواستان پرت نشود

به طور کلی هرگز نباید همزمان با انجام مکالمه تلفنی چیزی بجویید، با کامپیوتر کار کنید و یا با فرد دیگری حرف بزنید. مهم تر از همه این است که هنگام رانندگی به هیچ وجه از تلفن همراه استفاده نکنید. همیشه وقتی مجبور شدید حواس خود را به جای دیگر معطوف کنید با کسی که به شما زنگ زده با نهایت ادب و احترام حرف بزنید و از او عذرخواهی کنید. چند ثانیه از حظور او معاف شوید و پس از اینکه حواستان دوباره معطوف به مکالمه شد، ادامه دهید.